Grandstream UCM santralinde çağrı kaydı her dahili, hat, zil grubu ve çağrı kuyruğu için ayrı ayrı “Auto Record” seçeneğiyle açılır. Kayıtlar CDR > Recording Files sayfasında dinlenir ve indirilir. Kimin kimi aradığını, ne kadar konuştuğunu ve çağrının cevaplanıp cevaplanmadığını ise CDR > CDR sayfası gösterir.
Otomatik kaydı nereden açarsınız?
UCM’de tek bir “her şeyi kaydet” düğmesi yoktur. Kaydı, çağrının geçtiği nesne üzerinde açarsınız. Kılavuz dahili, hat, zil grubu ve kuyruktaki bu seçeneğin varsayılan olarak kapalı olduğunu belirtir.
| Nesne | Menü | Ne kaydedilir |
|---|---|---|
| Dahili | Extension/Trunk > Extensions | O dahilinin yaptığı ve aldığı çağrılar |
| Analog hat | Extension/Trunk > Analog Trunks | O hattan geçen çağrılar |
| SIP hat | Extension/Trunk > VoIP Trunks | O SIP hattan geçen çağrılar |
| Gelen arama kuralı | Extension/Trunk > Inbound Routes | O kurala uyan gelen çağrılar |
| Zil grubu | Basic Call Features > Ring Groups | Gruba gelen çağrılar |
| Çağrı kuyruğu | Basic Call Features > Call Queue | Kuyruk çağrıları; iç, dış ya da tüm çağrılar seçilebilir |
Örneğin yalnızca müşteri hattından gelen görüşmeleri kaydetmek istiyorsanız kaydı dahililerde değil, ilgili SIP hatta ya da gelen arama kuralında açmanız yeterli olur. Satış ekibinin tüm görüşmeleri gerekiyorsa o ekibin dahililerinde açarsınız.
Görüşme sırasında elle kayıt
Otomatik kayıt kapalıyken de görüşme kaydedilebilir. Varsayılan özellik kodu *3‘tür: görüşme sırasında *3 tuşlanınca kayıt başlar. Bu kod Basic Call Features > Feature Codes altında arayan, aranan ya da her iki taraf için açılabilir. “Recording Whitelist” etkinleştirilirse *3’ü yalnızca listedeki dahililer kullanabilir. Wave uygulamasında da süren bir görüşme menüdeki kayıt düğmesiyle kayda alınabilir.
Genel kayıt ayarları
PBX Settings > General Settings içindeki “Recording Settings” bölümünde kayıtla ilgili ortak seçenekler bulunur:
- Record Prompt: Kayıt başlamadan önce “This call will be recorded” anonsunu çalar. Varsayılan olarak kapalıdır.
- Allow External Numbers to Cancel Recording: Dış arayana kaydı reddetme seçeneği sunar.
- Merge Same Call Recordings: Bir görüşmede kayıt kaç kez başlatılıp durdurulursa durdurulsun parçaları tek dosyada birleştirir.
- Stereo Recording: İki kişilik görüşmede arayan ve aranan sesini ayrı kanallara yazar.
Kayıtlar nerede saklanır?
Kılavuza göre santrale SD kart ya da USB bellek takılıysa kayıtlar harici depolamaya, takılı değilse UCM’nin dahili belleğine yazılır. Kayıt dosyalarının hedefi File Manager ekranından ayrıca belirlenebilir. “Enable Auto Change” açıksa etkin depolama dolduğunda ya da erişilemez olduğunda sistem öncelik listesindeki bir sonraki aygıta geçer.
Kayıt hedefini dahili bellekten USB ya da NAS’a çevirdiğinizde “Migrate Local Recordings” seçeneği çıkar. Bu seçenek eski kayıtları yeni aygıta kopyalar, dahili bellekteki asıllarını silmez. Harici depolama kullanıyorsanız Maintenance > System Events > Alert Events List altında disk doluluk uyarısını açmanız önerilir.
Kayıtların başka bir sunucuya da gitmesini istiyorsanız iki yol var: Maintenance > Backup > Data Sync ses kayıtlarını, sesli mesajları ve CDR’ı her gün bir SFTP sunucusuna gönderir; zamanlanmış yedek görevinde de “Recording Files” seçilebilir.
Gizlilik gereken yerlerde Data/File Encryption ile kayıt dosyaları şifrelenebilir. Şifreli bir dosyayı UCM dışında açmak için Grandstream’in şifre çözme aracı, dışa aktarılmış anahtar dosyası ve o dosyanın şifresi gerekir.
Kayıtları dinlemek ve indirmek
CDR > Recording Files sayfası dahili, zil grubu, kuyruk ve hat üzerinde “Auto Record” ile ya da özellik koduyla alınmış tüm kayıtları listeler. Bu sayfada:
- Görüşme kayıtları, kuyruk kayıtları ya da konferans kayıtları arasında seçim yapabilirsiniz.
- Dahili bellek ile USB arasında geçiş yaparak hangi depolamadaki kayıtları göreceğinizi seçersiniz.
- Tek dosyayı .wav olarak indirebilir, seçtiklerinizi toplu indirebilir ya da “Download All” ile hepsini alabilirsiniz.
- Listeyi arayan, aranan ya da çağrı zamanına göre sıralayabilirsiniz.
- Harici depolamada 5000’den fazla dosya varsa “Scan” ile listeyi elle yenilersiniz.
Belirli bir görüşmenin kaydına ulaşmanın kısa yolu CDR listesidir. Kaydı olan bir çağrının satırında kaset simgesi görünür. Simgeye tıklayınca açılan pencerede kaydı dinleyebilir, .wav olarak indirebilir ya da silebilirsiniz; kaydı silmek CDR satırını silmez. Kuyruk kayıtları ayrıca Basic Call Features > Call Queue > Queue Recordings altında da bulunur.
CDR raporu ne gösterir?
CDR (Call Detail Record), santralin her çağrı için tuttuğu kayıttır. CDR > CDR sayfasında her satırda şu alanlar yer alır:
- Status: Answered, Busy, No Answer ya da Failed.
- Call From / Call To: Arayan ve aranan ad ve numara.
- Action Type: Çağrının türü ya da gittiği yer (ör. DIAL, IVR).
- Start Time, Call Time, Talk Time: Başlangıç zamanı, toplam süre ve gerçek konuşma süresi.
- Call Note: Çağrıya eklenmiş etiket ya da not.
Sağ üstteki filtre ile tarih aralığı, çağrı durumu, işlem türü ya da dahili numarasına göre süzebilirsiniz. Süzülen sonuçlar ya da tüm kayıtlar .csv olarak indirilir. Aktarılan çağrılar tek satırda toplanır; satırdaki seçenek simgesi aktarma adımlarını ve zamanlarını gösterir.
CDR’ı otomatik e-postayla almak
CDR sayfasındaki “Automatic Download” ayarıyla kayıtlar günlük, haftalık ya da aylık olarak e-postaya veya Google Workspace entegrasyonu varsa Google Docs’a gönderilir. Günlük seçimde belirlenen saatte bir önceki günün tamamı, haftalıkta son 7 gün, aylıkta önceki ay gönderilir. E-posta için önce System Settings > Email Settings yapılandırılmış olmalıdır. “Delete Downloaded CDR” açılırsa gönderilen kayıtlar yer açmak için santralden silinir.
İstatistik ve raporlar
CDR > Statistics altında ham listeden daha toplu bilgiler bulunur:
- CDR Statistics ve Concurrent Call Statistics: Çağrı sayıları ve aynı anda süren çağrı sayısı; gün, hafta, ay ya da tarih aralığına göre.
- Call Reports: Dahili bazında çağrı istatistikleri, hat kullanımı, giden arayan numarası kullanımı, IVR tuşlama raporu ve zil grubu cevaplanma oranı.
- Call Queue Reports: Temsilci bazında cevaplanan ve kaçan çağrılar, mola süreleri, ortalama bekleme ve konuşma süresi, kuyruk performansı.
- Call Charges Statistics: CDR > Call Rate altında tanımlanan ücret tarifelerine göre çağrı maliyetleri.
“Scheduled Report” ile raporlar XLSX, CSV ya da PDF olarak düzenli e-postayla gönderilebilir. Kılavuza göre bu özellik yalnızca çağrı kuyruğu raporları için geçerlidir.
Bu yazıdaki menüler UCM630x kullanım kılavuzundan alınmıştır. Örneğin Grandstream UCM6304 IP Santral kullanan bir çağrı merkezi, kuyruk raporlarını ve kayıtlarını bu ekranlardan izler. Diğer modeller IP santral kategorimizde.
Sık Sorulan Sorular
UCM’de çağrı kaydı varsayılan olarak açık mı?
Hayır. Dahili, hat, zil grubu ve kuyruktaki “Auto Record” seçenekleri varsayılan olarak kapalıdır.
Kayıt dosyaları hangi biçimde indirilir?
Görüşme kayıtları .wav olarak indirilir.
Arayana kayıt yapıldığı bildirilebilir mi?
Evet. PBX Settings > General Settings altındaki “Record Prompt” açılırsa kayıt öncesinde “This call will be recorded” anonsu çalar.
Bir kaydı silersem CDR satırı da silinir mi?
Hayır. CDR penceresinden yapılan silme yalnızca kayıt dosyasını kaldırır. Ancak CDR’da “Delete Search Result(s)” ile satır silerken sistem ilişkili kayıtların da silinip silinmeyeceğini ayrıca sorar.
Kayıt düzeni, depolama ya da raporlama kurulumu için bize yazın.
